Spend analysis, oftewel uitgavenanalyse, is het proces van het beoordelen van de bedrijfsuitgaven van je organisatie. Het doel is besparingsmogelijkheden te identificeren en uiteindelijk de kosten voor de organisatie op de lange termijn te verlagen. Tijdens een uitgavenanalyse identificeer, verzamel, categoriseer en analyseer je in de organisatie elke aankoop die zij doet. Deze analyse biedt de data om kostencategorieën te identificeren denk daarbij aan IT, facilitair, energie, HR. Maar ook waar je contracten moet sluiten en de efficiëntie van het inkoopproces moet verhogen. Dit inkoopproces biedt mogelijk ook extra opties om “maverick”-inkoop (inkoop buiten het reguliere proces om) te elimineren en contractnaleving intern af te dwingen. Het ontdekken van niet-goedgekeurde uitgaven, het verbeteren van “compliancy” (doen wat is het afgesproken) en het verkorten van leveringstijden zijn ook mogelijke positieve resultaten die uit deze analyse kunnen volgen. Simpel gezegd, uitgavenanalyse houdt in dat historische aankoopgegevens op één plaats worden samengebracht om inzicht te verzamelen en vragen te beantwoorden, waaronder: – Waarom doen we deze aankopen eigenlijk? – In welke categorie maken we relatief veel kosten vergeleken met de markt? – Rekenen onze leveranciers wel een eerlijke marktconforme prijs? – Kunnen we het beter doen? Hoe? Bestedingsbeheer is van cruciaal belang voor elk aspect van het bedrijf, want als je eenmaal weet waar je geld naartoe gaat, kan je betere beslissingen nemen over waar en hoe het moet worden besteed. Deze analyses zijn vaak de eerste stap in initiatieven die de gehele organisatie helpt verbeteren. Kansenbeoordeling: Een analyse van de bestedingsportefeuille op hoog niveau die alle bestedingscategorieën bestrijkt, wordt uitgevoerd als onderdeel van een eerste beoordeling van de kansen om de beste grondstoffen of bestedingscategorieën te identificeren waarop de strategische inkoopinspanningen kunnen worden gericht. Bij het uitvoeren van een vragenkans kan je vragen stellen zoals: Hoeveel leveranciers worden er voor een bepaald product gebruikt? Te veel? Te weinig? Koopt de organisatie van de juiste leverancier(s)? Tegen de juiste prijs? Door terugkerende uitgaven te beoordelen en deze kosten over de tijd te vergelijken, kan je organisatie een strategisch inkoopplan voor de toekomst samenstellen. Volgende stappen – Een routekaart voor sourcing ontwikkelen: Nadat de data is verzameld en geclassificeerd, is het belangrijk om vervolgens beslissingen te nemen op basis van de informatie die je hebt verzameld. Je kunt deze beslissingen in kaart brengen in een sourcing-routekaart. Een goede plek om te beginnen bij het ontwikkelen van een sourcing-routekaart is om de beoogde bedrijfsresultaten te schetsen. Je moet hiermee rekening houden bij elke volgende beslissing en elk initiatief. Vervolgens moet je je leveranciers evalueren door vragen te stellen zoals: – Is dit item of deze service cruciaal voor zakelijke activiteiten? – Is de prijs marktconform? – Is er ruimte voor besparingen of kortingen op deze artikelen/diensten? Je voorbereiden met georganiseerde en accurate gegevens over je leveranciers, kosten, risico’s en andere belangrijke criteria is uiterst cruciaal om te begrijpen waar je je inkoopinspanningen op moet richten, maar een aanvullende analyse van de doelen, marktomstandigheden en bestedingspatronen van je organisatie kan je helpen een sourcing roadmap te ontwikkelen die de beste resultaten voor de toekomst genereert.